Sắp xếp tài liệu lên kệ hồ sơ theo đúng cách, khoa học sẽ giúp bạn có thể phát huy 100% công dụng của kệ mang lại. Đồng thời kệ sắt để tài liệu sẽ có tuổi thọ lâu hơn cũng như mang lại một kệ lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngăn nắp, gọn gàng và dễ dàng quản lý nhất.
Bạn đã biết cách sắp xếp tài liệu lên kệ một cách khoa học chưa? Nếu chưa thì bài chia sẻ sau đây của Ba Ròn sẽ là những gì bạn đang cần, hãy cùng tham khảo ngay!
Phân loại hồ sơ, tài liệu cần lưu trữ
Để có cách sắp xếp tài liệu lên kệ sắt để tài liệu đúng chuẩn nhất, bạn cần phân loại tài liệu của mình thành hai loại là thường xuyên sử dụng và lưu trữ dài hạn. Sau khi phân loại xong, bạn chỉ cần xếp các loại thường sử dụng lên kệ trước sau đó xếp tài liệu lưu trữ lâu dài lên sau. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian khi tìm kiếm tài liệu, hồ sơ cần dùng.
Lập danh sách các tài liệu, hồ sơ cần lưu trữ
Bạn cần lập một danh sách thống kê chi tiết các loại tài liệu, hồ sơ theo các mục như tên, thời gian, số lượng, thể loại…. Càng lập danh sách cụ thể càng tốt bởi vậy sẽ giúp việc sắp xếp lên kệ sắt để tài liệu trở nên dễ dàng và hợp lý trong quá trình lưu trữ và tìm kiếm.
Đặt tên cho từng kệ sắt để tài liệu
Đây là cách sắp xếp tài liệu lên kệ sắt rất đơn giản song nó sẽ mang đến rất nhiều lợi ích. Việc đặt tên có liên quan đến từng loại hồ sơ, tài liệu sắp xếp trên kệ và dán chúng ở những thanh sắt sẽ giúp bạn tìm kiếm tài liệu dễ dàng hơn. Cách làm này bạn sẽ thường thấy trong các thư viện, thư viện,…
Đây là giải pháp tối ưu giúp việc tìm kiếm hồ sơ, tài liệu trở nên nhanh chóng. Khi bạn có tên phân loại theo từng kệ thì việc sắp xếp cũng đơn giản hơn, chỉ cần xếp tài liệu phù hợp vào từng kệ tương ứng là xong.
Tạo ra các khoảng trống trong kho lưu trữ
Việc tạo ra nhiều khoảng trống trong kho lưu trữ, khoảng cách giữa các kệ sắt để tài liệu sẽ giúp kho thông thoáng và dễ dàng di chuyển trong kho để sắp xếp và tìm kiếm tài liệu hơn.
Lựa chọn loại kệ sắt để tài liệu phù hợp
Ngoài chú trọng đến cách sắp xếp tài liệu lên kệ, bạn cũng cần phải tìm loại kệ sắt chứa tài liệu phù hợp và quản lý dễ dàng nhất. Tuy trên thị trường có rất nhiều loại kệ sắt khác nhau, nhưng kệ sắt v lỗ để tài liệu được xem là giải pháp hàng đầu trong việc lưu trữ tài liệu, hồ sơ. Chúng rất được các văn phòng, thư viện ưa chuộng, bởi những lý do sau đây:
- Kệ có cấu tạo với những thanh sắt v lỗ, liên kết với nhau bằng ốc vít vô cùng chắc chắn. Chúng được phun sơn tĩnh điện sáng bóng, bền bỉ, chắc chắn, mang đến tuổi thọ sử dụng lâu dài.
- Mâm tôn cuốn dày có thể chứa được lượng tài liệu, hồ sơ với khối lượng lớn, có khả năng chịu lực, chịu tải trọng cao, vô cùng chắc chắn.
- Kệ sắt đa dạng cả về kiểu dáng lẫn kích thước, màu sắc nên luôn dễ dàng phù hợp với mọi không gian trưng bày, lưu trữ khác nhau
- Sản phẩm này dễ dàng thay đổi kích thước, khoảng cách giữa các mâm tầng để phù hợp với nhu cầu sử dụng nhất.
- Kệ có thiết kế nhỏ gọn, không chiếm quá nhiều diện tích lưu trữ trong kho.
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có cho mình cách sắp xếp tài liệu, hồ sơ lên kệ sắt để tài liệu một cách gọn gàng, khoa học nhất. Ngoài ra, bạn đang cần mua kệ sắt để tài liệu hay kệ sắt các loại với giá ưu đãi, chất lượng tốt nhất, hãy liên hệ ngay với công ty TNHH Ba Ròn Việt Nam. Hãy đến với chúng tôi để được tư vấn và tìm ra loại kệ phù hợp mang đến không gian lưu trữ hoàn hảo nhất.
GIỚI THIỆU
